5 незаменимых друзей SYSMEN

Любому бизнесу важно если не создавать тренды, то, как минимум, шагать в ногу с последними тенденциями и новыми технологиями. Хотите стать успешней своих конкурентов? – Будьте эффективней, производительней, быстрей! И самый первый шаг, который нужно для этого сделать, – наладить все рабочие процессы внутри предприятия.

О том, как эффективно использовать свое время мы уже говорили в предыдущей статье «Управление временем или Как заставить планы выполняться в срок?», теперь настал черед компании SYSMEN поделиться с вами своими секретами и далее речь пойдет о 5ти помощниках, без которых бы мы никак не обошлись!

Вам приходилось забывать пароль и восстанавливать его? Терять или долго искать необходимые документы, расписание, план задач? Случается, что ваши сотрудники не выполняют ту или иную задачу вовремя или вовсе забывают о её выполнении? Если да, то воспользуйтесь нашим опытом и избавьте себя от этих проблем раз и навсегда!

1. Онлайн система управления коллективной работой ПланФикс

Для начала скажу, что мы перепробовали не одну систему управления, прежде чем остановили свой выбор именно на этой. Главная причина этому – бесподобное сочетание функциональности и удобства. Простой интерфейс и хорошее юзабилити делают систему ПланФикс понятной на интуитивном уровне, поэтому разобраться в ней никому не составит труда.

Возможности ПланФикса:

1. отображение структуры компании, всех сотрудников, руководителей групп, а также контрагентов

Владелец аккаунта компании может создавать и редактировать списки сотрудников, определять руководителей и настраивать подчиненность структурных подразделений

Работа в ПланФикс

Контрагентами могут выступать ваши клиенты, конкуренты, поставщики и др. лица, с которыми работает ваша компания. При этом у контрагента-компании может быть несколько контактных лиц и все эти контакты также можно удобно отображать в ПланФиксе.

Работа в ПланФикс

2. управление проектами и задачами с помощью действий

Действие в ПланФиксе – это единица работы, которая прикрепляется к каждой задаче в виде комментария. Вы можете добавлять к каждой поставленной задаче такие действия, как: изменение статуса (например, с «незавершенная» на «выполненная»), текстовый комментарий, файл (до 20 Мб), чек-лист, аналитика (время и/или финансы), напоминание и др.

Работа в ПланФикс

Руководители структурных подразделений компании имеют доступ к задачам всех подчиненных в своей группе. Это означает, что все введенные подчиненными данные попадают в отчет руководителя.

3. аналитика и отчетность

Функционалы «аналитика» и «отчеты» работают в паре: если с помощью аналитики сотрудники вводят данные (фактическое время работы, расходы, поступления и т.д.) в задачах, которые они выполняют, то отчет выводит всю эту информацию в удобной для анализа форме.

Работа в ПланФикс

4. уведомления

ПланФикс присылает каждому сотруднику уведомления на e-mail обо всех новых действиях в задачах, к которым он причастен, а также о задачах, которые должны быть выполнены им в ближайшее время, о задачах, срок выполнения которых просрочен, и т.д. (в зависимости от настроек).

Работа в ПланФикс

5. планирование

«Планировщик» ПланФикса – отличный инструмент для планирования работы над задачами. С его помощью можно не только видеть на одном экране все запланированные задачи, но и быстро изменять их параметры при помощи простого перетаскивания задачи из одного столбца в другой. Кроме того, «планировщик» выполняет функцию удобного ежедневника для каждого сотрудника компании.

Работа в ПланФикс

Мы завели практику фиксировать в ПланФикс каждую задачу, как только она возникает. Ведь если задача задается в устном формате или записывается на клочке бумаги, то, как показала практика, в загруженный трудовой день о ней легко забыть. Благодаря системе, в нашей компании подобных ситуаций больше не возникает. Кроме того, всем сотрудникам SYSMEN без исключения очень нравится то, что теперь отсутствует необходимость тратить свое время на вспоминание и написание отчета обо всех своих действиях за месяц перед получением з/п. Это в значительной мере избавляет от конфликтных ситуаций и споров. Плюс, отчет ПланФикса позволяет не только моему руководителю, но и лично мне оценить свою работу, чтобы мотивировать себя в следующем периоде.

В целом, система ПланФикс является очень гибкой и легко настраивается под конкретную компанию. Узнать больше о возможностях ПланФикса вы можете на официальном сайте, а мы от души говорим разработчикам спасибо!

2. Сервис для хранения информации Dropbox

Данный сервис является хранилищем огромного количества информации, принадлежащей нашей компании: весь контент, который мы загружали на свой сайт и на сайты всех наших клиентов – бесчисленные картинки, фотографии, статьи, документы и т.д. – все это хранится здесь.

Работа c Dropbox

Особенно радует то, что Дропбоксом можно пользоваться не только с компьютеров, но также и с планшетов и телефонов, причем если что-то из вашей техники вдруг выйдет из строя, то все файлы останутся в целости и сохранности, благодаря тому, что хранятся на удаленных серверах.

Простой общий доступ и гарантированная безопасность документов – главные преимущества, которые дает DropBox. Кроме того, его можно настраивать таким образом, чтобы каждый сотрудник имел доступ только к тем файлам и папкам, к которым ему необходимо иметь доступ, остальные же будут для него закрыты.

В настоящий момент каждый желающий может использовать Dropbox для бизнеса на бесплатной основе в течение 30 дней. Желаете попробовать – вот ссылка на официальный сайт.

3. Бесплатный онлайн офис Google Docs

Если DropBox мы используем для хранения огромного объема информации, с большей частью которой работать приходиться редко, то на диске Google находятся документы, таблицы, расписания, планы и презентации, непосредственно касающиеся рабочих процессов нашей компании.

Работа c Google Docs

Данное программное обеспечение работает в рамках браузера, то есть его не нужно устанавливать на компьютер, и доступ ко всем документам может осуществляться с любого устройства, подключенного к сети (для безопасности он защищается паролем). Это очень удобно для SYSMEN, как для компании, многие сотрудники которой большую часть времени работают в браузере: просто переключаешь вкладки в одном окне – и все. Кроме того, отдельное спасибо таблицам Google Docs, которые могут быть экспортированы в файл!

Работа c Google Docs

4. Менеджер паролей KeePass

Для каждого сайта, с которым мы работаем, имеется свой FTP-пароль, пароль в CMS, аккаунты статистики google analytics и yandex метрика, а также странички в facebook, vk и/или tweeter, которые мы ведем в рамках продвижения, и др. Чем больше развивалась наша компания, тем все острее становился вопрос: как хранить огромное количество паролей, чтобы при этом они были надежно защищены?

С тех пор, как мы начали пользоваться программой KeePass, сотрудникам нашей компании нужно помнить один-единственный пароль – тот, который необходим для входа в базу данных. Теперь каждому проекту, которым занимается наша компания, в рамках программы KeePass выделяется отдельная папка, в которую заносятся все логины и пароли, имеющие к нему отношение. База всех этих паролей зашифрована с использованием самых безопасных алгоритмов шифрования, известных в настоящее время, – AES и Twofish, поэтому мы спокойны за их сохранность.

Работа c Keepass

Возможно, вам не приходится сталкиваться с таким количеством паролей, как компании SYSMEN, но наверняка у вас есть электронная почта, страничка в социальной сети или даже собственный сайт. Если это так, то вам тоже может пригодиться KeePass, тем более что эта программа является совершенно бесплатной.

5. И конечно же Skype

Наверняка вы уже слышали об этой программе, а, может, даже и активно ею пользуетесь, но мы не могли не упомянуть о ней, поскольку Skype выручал нас множество раз. Наша деятельность такова, что периодически нам приходится общаться вне рабочего времени, а обсуждать многие вопросы не всегда удобно по телефону, особенно если в это обсуждение вовлечено больше двух человек. Кроме того, не все клиенты нашей компании являются жителями Харькова, и то, что благодаря скайпу мы можем удобно и бесплатно общаться с ними, не тратя времени и сил на дорогу, это просто супер! Если вы до сих пор ничего не знаете о Skype, тогда вам сюда.

Работа со Skype

Надеемся, что вы нашли что-то полезное для себя в этой статье! При этом хотелось бы подчеркнуть, что главная цель её написания заключалась не в том, чтобы разрекламировать вам свой выбор, а прежде всего, в том, чтобы вы не боялись экспериментировать с применением всевозможных современных средств, которые способны облегчить вашу жизнь, тем более что использование большинства из них является абсолютно бесплатным. Компания SYSMEN перепробовала множество способов, сервисов, программ и приложений, прежде чем наши рабочие процессы стали подходить под описание «отлично налаженные», но, поверьте, результат того стоит!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *