Управление временем или Как заставить планы выполняться в срок?

Как эффективно управлять своим временемГоворят, что «время дороже денег». Если подумать о том, каким образом эта пословица работает в бизнесе, то получается, что «чем больше времени уделяешь одному делу, тем меньше за это время зарабатываешь». Человеку, которому кажется, что он не успевает выполнить свою работу вовремя, важнее не суметь найти дополнительное время для выполнения работы, а научится эффективно расходовать то, которое изначально было на неё выделено. Стоит начать заботиться о своих минутах, и тогда окажется, что ваши часы и дни сами заботятся о себе.

Управление временем или тайм-менеджмент – это совокупность различных навыков, методов и приемов, которые направлены на контроль количества времени, затрачиваемого на различные виды деятельности. Вы можете использовать умение управлять временем не только для повышения собственной эффективности и производительности в трудовой деятельности, но еще и для налаживания личной жизни. Как заставить планы выполняться в срок? Как найти время на отдых и семью? Как всё успеть? Об этом – далее.

Основные задачи тайм-менеджмента

Главные задачи, которые должен поставить перед собой желающий управлять своим временем, таковы:

  1. создание условий, способствующих эффективности труда;
  2. определение приоритетов;
  3. создание активности вокруг этих приоритетов;
  4. сокращение времени, уделяемого неприоритетным делам.

В то же время, личные навыки, которые должен использовать тайм-менеджер, включают в себя:

  • постановку целей;
  • планирование;
  • расстановку приоритетов;
  • принятие решений;
  • делегирование;
  • составление расписания.

Планирование задач и постановка целейС чего же начать? Первым шагом на пути к эффективному управлению времени является анализ того, как вы тратите свое время в настоящий момент, и четкое определение факторов, которые вы хотите изменить.

Возьмите большой чистый лист бумаги, ручку и подробно распишите, сколько обычно времени у вас уходит на работу, сколько на перерыв, сколько на сон и т.д.

Не забывайте, что вы пишите это только для себя, поэтому не нужно ничего приукрашивать. Если время не проанализировать должным образом, то ничего стоящего из всех последующих действий не выйдет. Главная задача анализа – это выявить ресурсы, за счет которых можно восполнить время на то, что мы обычно не успеваем.

Прежде чем приступать непосредственно к выполнению первой задачи тайм-менеджмента, вам осталось выполнить еще одно действие – найти себе помощника/ов. Это может быть органайзер, настенный календарь, ежедневник, часы с напоминанием, специальная компьютерная программа и/или что-нибудь другое. Важно, чтобы это средство было максимально удобным для вас, ведь тому, что вы выберете, суждено стать вашим лучшим другом на все времена.

Создание эффективной среды

Стратегия создания вокруг себя эффективной среды включает такие принципы, как:

  • хорошая организация – приведите в порядок свое рабочее место, рассортируйте документы, создайте им классификацию (если её нет), выделите четко определенное место всем инструментам, канцелярским и прочим предметам, которые вам нужны для работы;
  • защита своего времени – научитесь изолироваться от окружающих, не позволяйте отвлекать себя, делегируйте задачи;
  • фокусировка на цели (мотивация) – разместите на заметном месте мотивирующий плакат, календарик, таймер или др., которые будут приводить вас в чувство каждый раз, когда захочется отвлечься;
  • работа над вредными привычками – самая сложная задача, направленная на устранение психологических факторов, которые мешают нам эффективно использовать свое время (промедление, рассеянное внимание  и др.).

Мотивируем себя к управлению временемУченые считают, что чрезмерное и хроническое неумение правильно распределять свое время может быть результатом синдрома дефицита внимания. Диагностические критерии этой проблемы включают в себя постоянное чувство неуспеваемости, проблемы с самоорганизацией и трудности с тем, как приступить к работе, в результате чего задачи накапливаются и, естественно, возникают  проблемы с последующей деятельностью.

Тайм-менеджмент является по существу вопросом самодисциплины, хотя частично зависит и от внешних факторов. Создать эффективные условия для управления временем – это  значит выявить и, на сколько это возможно, минимизировать все внутренние и внешние «черные дыры», которые высасывают ваше время.

Выбор приоритетов

Те цели, что вы зафиксировали на бумаге, когда проводили анализ своего времени, теперь нужно разбить на проекты, план действий или простой список задач (зависит от того, сколько всего у вас целей и задач, и от того, как вам удобней). Для каждой задачи или цели нужно определить значение в рейтинге приоритетов и сроки, необходимые на её выполнение.

В зависимости от вида своей деятельности, вы можете заниматься составлением планов ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Используйте для этого любой из проверенных методов, помогающих с расстановкой приоритетов.

1. Анализ Парето

В основе анализа Парето лежит идея, что, выполнив 20% работы, можно получить 80% от всего ожидаемого при её завершении результата. Другими словами: «80% следствий  происходит в результате 20% причин».

Наиболее эффективным применение анализа Парето считается в случае, когда работа человека связана с рисками, – он позволяет сосредоточиться на тех из них, которые оказывают наибольшее влияние на проект.

Порядок выявления важных причин с использованием правила 80/20:

  • построение таблицы с перечнем задач и временем, которое на них затрачивается, в %;
  • упорядочение строк в порядке убывания значения %;
  • добавление к таблице кумулятивного процента;
  • создание графика координат с осями Х (время в %) и Y (кумулятивный %);
  • нанесение точек и создание кривой;
  • построение на этом же графике гистограммы с причинами (время, выделяемое на задачу) по оси X и следствием (приносимая задачей прибыль) по оси Y;
  • нанесение на график линии, параллельной оси Х и проходящей ось Y на отметке 80%;
  • оценка результата: важные задачи оказываются слева от точки пересечения этой линии с кривой, а тривиальные – справа.

Анализ приоритености задач методом Парето

Применение данного метода требует определенных затрат времени. Если для вас это непосильная роскошь, то рассмотрите альтернативные, более простые и легкие способы выполнить поставленную задачу.

2. Метод Эйзенхауэра

Расстановка задач и целей методом ЭйзенхауэраПри использовании данного метода все задачи оцениваются как важные/неважные и срочные/несрочные, что для удобства осуществляется с помощью квадранта. По окончанию проведения такой классификации следует выполнить следующие действия:

  1. задачи, которые попадают в категорию в неважных и несрочных, – отложить или вовсе вычеркнуть из списка;
  2. важные и срочные задачи – выполнить немедленно и лично;
  3. неважные, но актуальные задачи – делегировать;
  4. важным, но несрочным задачам – назначить срок выполнения и выполнить их лично.

Данный метод по слухам использовался президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, при этом ему же приписывается цитата: «What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important» (Важное редко является срочным, также как и срочное – важным).

3. Метод P.O.S.E.C.

Аббревиатура POSEC расшифровывается как Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing (расстановка приоритетов путем организации, рационализации, экономии и содействия). Данный метод позволяет построить мотивирующую иерархию самореализации, которая своеобразным образом отражает пирамиду потребностей Абрахама Маслоу. Согласно методу POSEC, свои цели и задачи человеку следует распределять на такие категории (уровни пирамиды):

  1. Пирамида приоритетов POSECпоставить в приоритеты – ваше время и ваши жизненные цели;
  2. организовать – то, что вы должны регулярно выполнять, чтобы быть успешным (например, семья и финансы);
  3. упорядочить – те задачи, которые вы не хотите делать, но должны (например, постарайтесь автоматизировать работу, которая потребляет много вашего времени и усилий);
  4. экономить время – на том, что вы должны или, возможно, даже хотите сделать, но что не является срочным (общение, обеденный перерыв, игры);
  5. содействовать – уделяйте внимание тем вещам, мера выгоды которых может быть не очевидна сразу, но которая будет иметь значение в течение более длительного периода времени (социальные обязательства).

Данный шаблон подчеркивает непосредственный смысл эмоциональной и денежно-кредитной безопасности среднего человека. Сторонники данного способа классификации задач придерживаются идеи, что, ставя свои личные обязательства на первое место, человек добивается лучших позиций в обществе.

Реализация целей

Рекомендации по тайм-менеджментуОпределившись с приоритетами, можно смело составлять список задач и заносить его в свой помощник. Теперь он будет служить вам в качестве альтернативы или дополнения к собственной памяти.

Когда один из пунктов списка задач осуществляется, сразу же проверяйте и вычеркивайте его. Для мотивации можете переносить выполненные задачи в отдельный список, чтобы потом анализировать, сколько всего вы успели сделать, и иметь повод гордиться собой.

Рекомендации по управлению временем:

  • ежедневные задачи заносите в список в порядке их важности и выполняйте их именно в таком порядке;
  • выделяйте на каждую задачу адекватное время выполнения, причем, если работа занимает много времени (например, 4 часа), она все равно должна выполняться за один раз, а не за несколько, с перерывами на другие мелкие дела;
  • детализируйте задачи, расписывайте каждое действие, которое вам предстоит выполнить, и прикидывайте время, необходимое на выполнение каждого из них;
  • проводите регулярные (ежемесячные, полугодовые и годовые) процедуры планирования и оценки достигнутого, что поможет совершенствовать ваш подход к управлению временем;
  • регулярно оценивайте уровень достижения вами долгосрочных целей, чтобы не застревать на краткосрочных.

Тайм-менеджмент на предприятии

Система тайм-менеджмента на предприятии представляет собой веб-приложение, которое используется для отслеживания рабочих часов каждого работника. Она позволяет работодателю видеть, планировать, управлять временем своих подчиненных, контролировать затраты на рабочую силу и повышать производительность труда. Кроме того, автоматизированная система управления временем позволяет исключить бумажную волокиту и трудоемкий процесс ввода данных за счет встроенной иерархии задач и поддержки несколько типов их фильтрации. Компания SYSMEN в своей работе пользуется замечательным приложением planfix, опытом работы в котором мы поделимся с вами в следующей статье!

Управление времени на предприятии

***

Помимо того, что не каждый человек знает, как правильно распорядиться своим временем, нам в нашу продвинутую эпоху бывает так трудно удержаться от искушения зайти в любимую социальную сеть, почитать новости в Интернете, сфотографировать себя в зеркале или поиграть в игру на телефоне, чтобы «передохнуть» или «отвлечься от работы». Жаль только, что все эти маленькие удовольствия незаметно быстро перерастают в привычку, и отнюдь не полезную. Надеемся, что вы сумеете избавиться от своих вредных привычек (если такие есть ☺), найдете вдохновение для применения рекомендаций по управлению временем и с его помощью станете еще успешнее и счастливее!

Потраченное зря время – это тысячи возможностей,

 которые вы упустили.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *